La paie est l’élément central du couple travail-rémunération. La gestion de la paie consiste à rémunérer une personne en contrepartie d’une tâche réalisée. Elle se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. La production de la paie est à la fois du ressort du service comptabilité et des Ressources Humaines. Elle est formalisée par un document appelé bulletin de salaire ou fiche de paie. Celui-ci doit être fourni obligatoirement au salarié et respecter un certain nombre de règles légales et conventionnelles.
Ainsi, gérer la paie en entreprise consiste à :
- Réaliser les tâches de collecte des données liées à l’activité du salarié (absences, planning, …) ;
- Calculer la rémunération, les cotisations/contributions liées au salaire ainsi que le PAS (prélèvement à la source) ;
- Produire les différentes déclarations obligatoires notamment :
- L’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE),
- La réalisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
Les enjeux de la paie :
La paie est en permanence soumise aux évolutions de la réglementation ainsi que du cadre conventionnel. Ceci implique pour les entreprises d’assurer une veille légale afin d’assurer ce que l‘on appelle la « conformité-paie ».
En effet, toute erreur commise lors de l’établissement de la paie risque d’entrainer :
- des sanctions en cas de contrôle URSSAF, de l’inspection du travail ou de la DIRECCTE : sanctions financières, administratives et même pénales,
- contentieux prud’homaux en cas de conflit avec un salarié ;
- une perte de temps et un risque d’erreur supplémentaire en cas de correction rétroactive.
Une erreur de saisie d’éléments variables peut notamment entrainer une erreur en chaîne jusqu’à la déclaration sociale nominative (DSN).
Les outils pour la gestion de la Paie :
Logiciel de Paie :
- Un logiciel de paie est un outil informatique permettant de gérer la paie de manière automatisée et simplifiée pour produire une fiche de paie conforme. Il peut être hébergé :
- En monoposte: installation du logiciel sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise cliente ;
- En mode SaaS: installation du logiciel sur les serveurs du fournisseur informatique (logiciel de paie en ligne)
Les avantages d’un logiciel paie sont nombreux :
- Optimisation du temps de travail pour le gestionnaire de paie ;
- Mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles effectuées par l’éditeur du logiciel ;
- Fiabilisation et sécurisation des données sociales ;
- Automatisation des déclarations (DUE, DSN) et des calculs de paie ;
- Transfert des écritures vers la comptabilité ;
- Gestion de nombreux cumuls (brut, net imposable, congés, plafonds, …) ;
- Création d’états pour le reporting RH.
Gestion de la Paie externalisée
Une entreprise peut également confier à un prestataire externe la prise en charge partielle ou totale de l’exploitation de la paie : on parle d’externalisation de la paie.
Il existe 3 niveaux d’externalisation de la paie :
- Infogérance : externalisation des moyens informatiques (matériel, de l’hébergement et maintenance) ;
- Co-production : externalisation de la maintenance légale et conventionnelle, mais l’entreprise reste en charge du processus de la paie (saisies de paie, contrôle et validation des bulletins de paie) ;
- Externalisation des processus (BPO – business process outsourcing) : l’exploitation de la paie est complètement externalisée et sous la responsabilité du prestataire externe.
L’entreprise détermine le niveau d’externalisation adapté. Selon sa situation, les avantages peuvent être nombreux. L’entreprise peut se recentrer sur des activités stratégiques et confier sa paie à des experts du domaine. En déléguant la veille sociale à son prestataire, elle bénéficie des mises à jour réglementaires automatiquement. En l’absence de spécialiste en interne, externaliser la paie permet d’éviter le recrutement d’un ou plusieurs salariés dédiés et optimise la maitrise des coûts liés à la fonction paie.
L’expert comptable est le partenaire idéal pour réaliser les opérations de paies et aussi réaliser la gestion du personnel de l’entreprise par la présence de personne formée et spécialisée. De plus le contexte toujours en changement nécessite de s’appuyer sur une organisation capable de rester à jour comme peut être un cabinet d’expertise comptable.
